Home / Study Skill / Etika Berkomunikasi melalui Email

Etika Berkomunikasi melalui Email

Dibahas oleh Kunaifi dari artikel berjudul “Why It’s All About Me” yang ditulis JONATHAN D. GLATER, Profesor di University of California, Davis.

Pendahuluan

Jennifer Schultens, professor Matematika di University of California Davis, menerima email dari seorang mahasiswa dalam mata kuliah Kalkulus berisi: ”Menurut ibu, apakah saya sebaiknya membeli buku catatan yang ada binder-nya atau buku catatan biasa? Saya adalah mahasiswa semester satu, jadi saya belum paham betul bagaimana kebiasaan di sini? Terima kasih!’

Di perguruan tinggi, email telah membuat dosen bisa dihubungi dengan cara yang amat mudah, 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Tapi sebagian dosen mengeluh karena ketika membuka komunikasi melalui email dengan mahasiswa, mereka jadi “terlalu mudah” untuk dihubungi sehingga mereka menerima email yang sebenarnya tidak perlu mereka terima dari seorang dewasa seusia mahasiswa.

Banyak mahasiswa, menurut mereka, beranggapan bahwa dosen-dosen siap sedia 24 jam sehari, sehingga mahasiswa mengirim banyak email yang tidak terlalu penting, dengan pertanyaan yang sesungguhnya bisa dijawab mahasiswa dengan sedikit berusaha terlebih dahulu.

Bagi sebagian dosen muda, puluhan email (bahkan kadang-kadang sms) dalam sehari, telah memberi mereka beban kerja yang dapat menimbulkan stress. Sebagian mengatakan bahwa mereka benar-benar berjuang keras untuk menanggapi semua email dan sms dari mahasiswa, di tengah kesibukan yang menggunung.

Etika berkomunikasi melalui email

Banyak dosen mengatakan bahwa mereka sering merasa tidak tahu bagaimana bersikap dalam menghadapi mahasiswa yang kurang mandiri dan mengirim email sebelum berusaha mencari jawaban sendiri, atau mahasiswa yang menulis email dengan etika yang buruk. Professor Schultens, yang menerima pertanyaan tentang buku berbinder, mengatakan bahwa “email seperti ini cukup menakutkan.”

Seorang mahasiswa tidak hadir dalam sebuah kuliah dan mengirimkan email pada dosen mata kuliah tersebut minta bahan-bahan kuliah pada hari tersebut. Mahasiswa lain tidak puas dengan nilai yang diberikan dosennya, dan marah-marah dalam email pada dosennya. Mahasiswa lain menjelaskan alasannya terlambat masuk kuliah minggu lalu karena terlambat bangun setelah begadang dalam sebuah pesta akhir pekan. Mahasiswa lain meminta bahan kuliah dengan hanya menulis “kirimkan bahan kuliah minggu lalu” tanpa salam, tanpa ucapan terima kasih, dan tanpa menyebutkan identitas.

John L. Whale, seorang dosen senior Statistika di University of Wolonggong Australia menerima email dari mahasiswa semester 5: “Saya tidak bisa membuat grafik dalam bentuk yang cantik seperti yang saya lihat di buku-buku sains dan seperti yang bisa dilakukan orang lain di Ms. Excel. Apakah anda bisa memberitahu bagaimana caranya?

”Bahasa yang digunakan pun kadang-kadang cukup mengherankan,” kata Michael J. Kessler, seorang Wakil Dekan dan Dosen Theology di Georgetown University. Seorang mahasiswa mengirim email, “saya ingin tahu tentang hal ini dan anda harus memberi tahu saya sekarang, jika tidak saya dalam masalah besar.” Dan yang paling mengejutkan adalah bahwa tidak sedikit mahasiswa yang mengirim dokumen melalui email kepada dosen tanpa disertai subjek email, bahkan ada yang tanpa isi email.

Kassler menambahkan. yang adil adalah, dosen berusaha memenuhi kebutuhan mahasiswa, namun mahasiswa mesti menghormati legitimasi dan kesibukan sang dosen.’ ”Saya memutuskan untuk tidak membalas email seperti ini,” katanya. Dia menambahkan, ‘mahasiswa kadang-kadang tidak mengerti bahwa apa yang mereka tulis dalam email justru menunjukkan bahwa mereka tidak professional sebagai pelajar di perguruan tinggi.

Robert B. Ahdieh, professor di Emory Law School di Atlanta mengeluh atas email mahasiswa: ”saya rasa anda menyampaikan kuliah terlalu cepat dan materi kuliah terlalu banyak, saya rasa akan lebih baik kalau anda menyampaikan membuat ringkasan terlebih dahulu sebelum mengajarkannya di kelas.” Dia menambahkan, mestinya mahasiswa yang membuat ringkasan sehingga mereka mendapatkan pamahaman maksimal dari materi kuliah di kelas.

Michael Greenstone, profesor Ekonomi di Massachusetts Institute of Technology, mengatakan bahwa dia pada suatu hari, hampir tengah malam, menerima email dari mahasiswa yang mengatakan bahwa dia baru menyadari bahwa dia adalah seorang gay dan tidak tahu bagaimana mengatasi hal tersebut. Professor Greenstone kemudian membatu mahasiswa tersebut mencarikan psikolog.

Beberapa profesor memiliki aturan dalam komunikasi email dengan mahasiswa misalnya pertanyaan-pertanyaan seperti apa yang akan direspon dan yang tidak akan direspon.

Meg Worley, professor Bahasa Inggirs di Pomona College di California, mewajibkan mahasiswa mengatakan “terima kasih” atas jawaban yang diberikannya terhadap email mahasiswa.

Beberapa Saran dalam Berkomunikasi dengan Email

Oleh Kunaifi.

1. Dosen-dosen dan pengelola jurusan akan senang menerima email dari anda, terutama jika anda mendiskusikan tentang materi kuliah/penelitian atau hal-hal terkait dengan pengembangan jurusan.

2. Namun akan bijaksana jika anda memikirkan bahwa anda bukan satu-satunya mahasiswa di kelas atau di jurusan, sehingga dosen atau pengelola jurusan mungkin menerima puluhan bahkan ratusan email dari mahasiswa dalam sehari.

3. Oleh sebab itu, sebelum mengirim email usahakan dulu secara maksimal untuk mencari jawaban dari pertanyaan anda secara mandiri. Hal ini penting untuk menunjukkan bahwa anda adalah seorang mahasiswa professional.

4. Setelah berusaha mencari jawaban sendiri (misal: dari internet dan teman sekelas), tapi belum menemukan solusi, itulah saatnya anda mengirim email pada dosen atau pengelola jurusan.

5. Saat anda membalas sebuah email, jaga thread semua email dalam subjek yang sama. Misal: anda mengirim email menanyakan tentang Tugas kuliah, lalu anda menerima balasan dari dosen. Saat anda ingin membalas kembali, jangan buat pada email baru, tapi balas menggunakan reply, sehingga semua email-email anda terdahulu ikut terkirim kembali. Hal ini akan memudahkan anda dan dosen melihat apa saja yang telah dibicarakan sebelumnya.

6. Jangan lupa awali email anda dengan salam, gunakan bahasa yang santun, hindari bahasa yang bernada memerintah atau memaksa, usahakan menulis email sesingkat mungkin namun mencakup informasi yang ingin disampaikan secara lengkap, dan akhiri dengan salam. Hal ini adalah untuk menjaga kesopanan dalam berkomunikasi.

7. Sangat disarankan untuk menggunakan signature yang berisi nama, nomor mahasiswa, kelas anda, nomor telepon, dan alamat anda pada email yang anda tulis. Hampir semua email memiliki fasilitas signature otomatis. Hal ini akan memudahkan dosen dalam mengenali anda dan menunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi melalui email.

About Admin-TE

2 comments

  1. very….gooD. Pak Kun,.

  2. Benar sekali pak,,,

    Ini perlu dipahami oleh mahasiswa atau siapapun yang menggunakan email sebagai media komunikasi…

    Terima kasih pak

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© Copyright %year%, FST Website Center